U verstuurt facturen naar klanten op uw website en laat hen deze facturen betalen via hun eigen bank. Normaal gesproken moet u die betalingen met de hand verwerken.
Cleywech heeft software beschikbaar die de download van uw bankafschriften automatisch kan lezen, zodat waar mogelijk betalingen van openstaande facturen automatisch worden verwerkt.
Hoe werkt het?

De facturen die door de Cleywech software worden gemaakt hebben een eenvoudig herkenbaar factuurnummer. Onderaan iedere factuur die nog niet door middel van iDEAL of automatische incasso is voldaan, staat duidelijk aangegeven dat het factuurnummer bij de overmaking moet worden vermeld. In de praktijk doen de meeste klanten dit. Met de software van Cleywech kunt u de download van uw bankafschriften automatisch laten verwerken, zodat binnenkomende betalingen van uw klanten waar mogelijk direct verwerkt worden.

Herkennen van betalingen

Iedere regel op de download van uw bankafschriften wordt door deze software minitieus bekeken en vergeleken met openstaande facturen in het Cleywech facturensysteem. Hierbij wordt gelet op het IBAN nummer (het bankrekeningnummer van de klant), het factuurnummer en het bedrag van de overmaking. Als duidelijk is dat een betaling voor een openstaande rekening gevonden is, wordt die betaling automatisch verwerkt. U hoeft er zelf niets meer aan te doen. Aan het einde van het proces krijgt u een overzicht waarop u precies kunt zien wat automatisch verwerkt is en waarom. Posten die niet verwerkt zijn staan ook op dit overzicht, zodat u, als nodig, die posten nog met de hand kunt verwerken.

IBAN nummers

ibanEen van de mogelijkheden om de betaling van een klant te herkennen is het bankrekeningnummer van die klant, dus het IBAN nummer. Als een klant een betaling doet, met vermelding van een factuurnummer, verwerkt de software deze betaling automatisch.

Hebt u het IBAN nummer van deze klant nog niet in uw contactenbestand opgenomen, dan zal de software dit IBAN nummer nu automatisch opslaan in het record van deze klant. Als deze klant een volgende keer een betaling doet en daarbij het factuurnummer niet of onjuist vermeldt, kan de software deze nieuwe betaling toch herkennen omdat nu het IBAN nummer herkend wordt. Zo worden betalingen door uw klanten zoveel mogelijk automatisch herkend en is het handmatig verwerken van betalingen tot een minimum beperkt.

Op uw verzoek kan het ingelezen bestand met mutaties van uw bank ook direct worden omgezet in een ander formaat. Standaard wordt al een output geleverd die goed is in te lezen in een Excel spreadsheet, zodat u de bankmutaties in een eigen spreadsheet kunt verzamelen. Het kan ook direct worden omgezet in een invoerbestand voor uw boekhoudpakket als uw boekhoudpakket geen directe invoer van bankmutaties ondersteunt of als die invoer niet volgens uw wensen verloopt.