Op een moderne website zijn ook moderne betaalmethodes noodzakelijk. Daarom biedt Cleywech u ook iDEAL betalingen en Automatisch Incasso aan als mogelijkheden om te implementeren op uw website. Maar er zijn ook situaties waarin u eerst een factuur wilt sturen, die door de klant zelf, via zijn eigen bank, betaald zal worden.

In het betaalproces dat wij op uw website kunnen implementeren kan ook de mogelijkheid van standaard-facturatie worden opgenomen. De klant ontvangt dan, via email, de factuur in pdf-formaat, kan deze in zijn administratie verwerken en zelf via de bank betalen.

Hoe werkt het?

Aan het eind van het bestelproces maken wij een factuur voor uw klant die in pdf-formaat zal worden verzonden naar het emailadres van de klant. De factuurnummering verloopt volledig automatisch en zal ieder jaar met een nieuw jaarnummer beginnen. Het is ook mogelijk om facturen met dagnummering te produceren. In dat geval bestaat het factuurnummer uit de datum aangevuld met een volgnummer.

De klant heeft de mogelijkheid om via de website, door in te loggen met zijn emailadres en wachtwoord, de eigen facturen in te zien. Hier kan de klant ook zien welke facturen betaald zijn en welke niet. Hij kan daar ook beslissen om zijn openstaande facturen alsnog via iDEAL te betalen.

Automatisch verwerken van betalingen

Het voordeel van het versturen van facturen is dat het betaalproces goedkoop is. Het nadeel van het versturen van facturen is dat de betaling daarvan later door u verwerkt zal moeten worden. Daarom heeft Cleywech de mogelijkheid om een door u gedownload bestand met bankafschriften automatisch te verwerken. Als hier betalingen gevonden worden waarbij het bedrag, de bankrekening of het factuurnummer herkend worden, kunnen deze automatisch verwerkt worden.

Herinneringen

Openstaande facturen kunt u eenvoudig in het facturensysteem van Cleywech opzoeken. Een herinnering sturen naar een klant die nog niet betaald heeft is niet veel meer dan een druk op een knop. Uiteraard kunt u hierbij zelf de tekst van de email aanpassen. Ook als een klant zijn factuur niet meer kan vinden kunt u eenvoudig een nieuw exemplaar naar hem versturen.

Facturenbeheer

Met Cleywech Facturenbeheer kunt u eenvoudig uw facturen beheren. Via facturenbeheer kunt u bijvoorbeeld binnenkomende betalingen handmatig verwerken, kunt u een aanmaning versturen of klanten voorzien van een kopie factuur. Maar u kunt ook iedere factuur aanpassen, door er bijvoorbeeld een factuurregel af te halen of er juist een extra factuurregel aan toe te voegen. Daarna kunt u de aangepaste factuur weer verzenden. Via Cleywech facturenbeheer kunt u ook eenvoudig iedere denkbare factuur aanmaken voor een van de contacten in uw contactensysteem. Daarbij kunt u snel gebruik maken van bestaande producten uit het Cleywech productensysteem, maar u kunt ook een incidenteel item aan een factuur toevoegen. tegen de prijs en met het BTW percentage dat u wenst.

IJzeren geheugen

Een belangrijk kenmerk van het Cleywech facturensysteem is de tijdsgebonden vastlegging van alle relevante gegevens binnen het opgeslagen factuurrecord. De op dat moment geldige gegevens van de klant, de geldende BTW percentages, productprijzen en -omschrijvingen worden in het facturensysteem opgeslagen. Verandert in de loop der tijd het BTW percentage, het adres van de klant, de prijs of de omschrijving van een product, et cetera, dan blijft de factuur leesbaar en ongewijzigd ten opzichte van de versie die u indertijd hebt verzonden. Zelfs al verwijdert u een product uit het productensysteem, op die oude factuur is dat product nog steeds zichtbaar. Is de klant ondertussen verhuisd of heeft deze een nieuw mailadres? Op de oude factuur staat nog steeds de gegevens zoals die waren op het moment van de verkoop.

BTW op de factuur

Het Cleywech facturensysteem voorziet in verschillende BTWcodes die u op regelniveau aan een item op de factuur kunt toekennen. De BTW wordt daarna keurig uitgesplitst en op de factuur weergegeven, zodat een klant precies kan zien welke netto en brutobedragen per BTWcode van toepassing zijn. Het Cleywech facturensysteem zorgt er daarbij voor dat er geen afrondingsverschillen ontstaan.