U hebt een vereniging met leden of een stichting met donateurs en u wilt op een eenvoudige manier per periode de contributie of donatie verzorgen.

Cleywech heeft hiervoor een contributiesysteem beschikbaar waarmee u met een simpele handeling het proces start waardoor ieder lid of iedere donateur een factuur ontvangt.

Hoe werkt het?

De basis voor het contributiesysteem van Cleywech wordt gevormd door het centrale contactenbeheer dat Cleywech op uw website kan implementeren. In dit centrale contactensysteem liggen de gegevens vast van de personen die lid of donateur zijn. Per persoon kan worden aangegeven welke soort lidmaatschap van toepassing is. Door per periode, bijvoorbeeld per maand, kwartaal of jaar, het contributieproces te starten voor een bepaald soort lidmaatschap, zullen alle geldige contacten met die soort lidmaatschap automatisch een factuur ontvangen voor de volgende contributieperiode. Aan het einde van het proces krijgt u een keurig overzicht van alle in rekening gebrachte contributies met een verslag van het verzendproces. U weet precies wat aan wie in rekening gebracht is. Alle nieuwe facturen kunt u terug vinden en beheren in het Cleywech facturensysteem.

Automatische incasso

sepaU kunt het contributiesysteem combineren met het Cleywech systeem voor automatische incasso. Leden of donateurs die hebben gekozen voor automatische incasso (zij kunnen dat zelf beheren via een menu-optie "Mijn gegevens") krijgen de factuur via de email, met daarop aangegeven dat die factuur automatisch van de eigen bankrekening zal worden afgeschreven.
Het contributieproces zet automatisch deze incasso-opdrachten klaar in een batchbestand dat u zo kunt aanbieden bij uw bank. Deze opdrachten voldoen volledig aan de Europese SEPA specificaties. U hebt verder geen omkijken meer naar deze facturen en naar de betaling ervan.

Herinneringen

Openstaande facturen kunt u eenvoudig in het facturensysteem van Cleywech opzoeken. Een herinnering sturen naar een lid of donateur die nog niet betaald heeft is niet veel meer dan een druk op een knop. Uiteraard kunt u hierbij zelf de tekst van de email aanpassen. Ook als een lid of donateur zijn factuur niet meer kan vinden kunt u eenvoudig een nieuw exemplaar naar hem versturen.