U wilt op uw website verschillende soorten contacten beheren en die in logische groepen indelen. Afhankelijk van die groepsindeling hebben zij bepaalde rechten of mogelijkheden op uw website.

Cleywech kan  één centraal contactensysteem implementeren. Daar kunt u namen, adressen, bankrekening- et cetera vastleggen. De software beheert automatisch de gebruikersrechten als u een contact indeelt in een groep.

In onderling overleg worden de groepen vastgesteld die u op uw website wilt gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld onderscheid maken tussen leden, donateurs, bezoekers, sponsoren, leveranciers, et cetera. U kunt ieder contact daarna in een of meerdere groepen indelen.

De software beheert daarna voor u de rechten op de website. Daar hebt u geen omkijken meer naar. Met de software voor het contactenbeheer kunt u snel zoeken op ieder gegeven. Of u nu bijvoorbeeld een naam, een postcode, een straatnaam, een bankrekeningnummer, of een deel daarvan invoert: de software zal die contacten tonen die aan het zoekgegeven voldoen.

Koppeling met nieuwsbrieven

In veel organisaties worden verschillende lijsten en spreadsheets bijgehouden van klanten en contacten. Een aparte lijst met alle emailadressen, zodat snel een mailing gedaan kan worden, is geen uitzondering. Met het centrale contactensysteem van Cleywech is het bijhouden van aparte lijsten en spreadsheets niet meer nodig.

De centrale contactenadministratie is altijd automatisch gekoppeld aan de nieuwsbrievenvoorziening. U kunt in de nieuwsbrievenvoorziening eenvoudig verzendlijsten aanmaken met eenzelfde naam als een bepaalde groepsnaam. Bestaat er een groep "sponsoren" in het contactensysteem en u hebt een verzendlijst "sponsoren" dan zal het contact dat u indeelt in de groep sponsoren automatisch op die verzendlijst worden geplaatst. Verwijdert u iemand uit deze groep, dan zal ook het abonnement op die verzendlijst weer automatisch beëindigd worden.
Zo kunt u, zonder verdere administratie, de groepen die voor u van belang zijn informeren via nieuwsbrieven. Daarbij weet u zeker dat de juiste personen in de verzendlijsten voor die nieuwsbrieven zijn opgenomen, zonder dat u een aparte administratie hoeft te voeren.

Koppeling met het facturensysteem

De Cleywech centrale contactenadministratie is ook altijd gekoppeld aan het Cleywech facturensysteem. Via de contactenadministratie kunt u per contact de facturen inzien, bewerken en verzenden. Kiest u voor het Cleywech contributiesysteem, dan liggen ook in de centrale contactenadministratie de lidmaatschapsgegevens vast van uw leden en worden automatisch de leden die op dat moment lid zijn gefactureerd als u een contributierun draait.

Zo werkt u altijd vanuit één bestand en hebt u altijd actuele en direct gekoppelde gegevens beschikbaar.